2016.12.29会計事故を防ぐポイント

管理会社では、管理組合財産に対する金銭事故が起きても速やかに対応する内部監査体制制度の強化に努めています。今回は、既存の事故を想定した例と、管理会社の不正防止策についてご紹介します。

フロントが偽装請求書等を用いて着服した場合

経緯

マンション管理担当課長でもあるフロント社員は、会計担当社員が承知していない管理組合の銀行口座の通帳・印鑑を預かり、偽装した請求書や業務指示書を用いて当該口座へ送金し、出金・着服しました。また、漏水事故等による保険金請求で、損害保険金は管理組合の正規の銀行口座に入金させながらも、臨時費用保険金は別口座に入金させ、別口座より出金・着服をしていました。

不正防止策

管理員が駐輪場使用料を着服した場合

経緯

区分所有者より駐車場使用料等の契約書を受け取った管理員が、当該契約書を破棄し、会社の報告せずに使用料を着服しました。このケースは、フロント社員が駐車場の管理を管理員任せにしていたことが原因です。

マンション会計部で作成している「駐車場・駐輪場稼動台帳」とは別に、管理員が同台帳を作成しており、フロント社員は実際の利用状況の照合を怠っていたため、発覚が遅れました。

また、このマンションでは管理会社もしくは管理組合が指定した書式の領収書を使用することを義務化されていましたが、この管理員は市販の領収書を使用していました。

再発防止策

管理員が施設利用料を着服した場合

経緯

管理員が駐車場や集会室等の施設利用料の受け取りを会社に報告せず、着服しました。これは、管理会社もしくは管理組合指定の領収書が連番管理・複写式としていなかったため、管理員が作為的に使用できるようになっていたことで起こったケースです。

再発防止策

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